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国际注册采购经理论知识:合同签完了,还有哪些风险?

这里说的合同风险,是指合同执行过程中的风险。合同签完了,执行合同过程中会有很多风险,比如合同变更问题,签合同和执行合同不是同一个人的问题,双方是否能履约的问题等等。重点讲几个经常出现的风险点:

合同交底

签合同和执行合同的不是同一个人,签合同的这个人很清楚合同当中说了些什么,但执行合同是另外一个人,不清楚。尤其是对非常复杂的项目,比如一个基建工程项目,涉及很多的部门和很多人(有时候是上百人),合同就一个,那就必须要让执行合同的所有人都清楚合同是怎么说的,怎么定的。这就需要合同交底,要把合同里的所有内容交代给所有与合同有关的人。

实践当中比较好的做法,一是针对合同中的重要条款,比如质量条款、交付条款、索赔条款、标的条款等等,在签订之前就与相关部门协商进行协商,相当于执行前已经进行了交底;二是合同签订结束之后,对所有涉及部门进行一些讲解,不要在出现纠纷的时候再去查找合同。

合同变更

我们在工作中常碰到合同变更,这也是个很大的风险点。比如,供应商交货后,质量部检查不合格。供应商说不对啊,我是按照你们给的图纸生产的啊,怎么可能不合格呢,我手头的图纸和你用的图纸不一样?大家觉得很奇怪,后来找到技术部门。技术部门说,图纸是改过了,当时王工去改的。但是改过的图纸没有给到质量部,也没有给采购部。还有一种情况,供应商说,王工你不是改了么?王工说,我是改过,但是后来不又改回来了嘛!结果大家都没有切实证据。很多公司针对这点,都有个DCN(Design Change Notice)设计变更,或者叫ECN(Engineering Change Notice)工程变更,差不多是一个意思。针对公司里的DCN管理流程(如果有的话)。

采购要坚持一条,所有的更改,都必须要通过采购发出,否则视为无效。这件事情要跟供应商讲清楚,也要跟公司内部部门讲清楚。为什么一定要通过采购发出呢?因为这涉及到商务上的变更。否则供应商不定哪天就可以拿一份变更通知单来找采购要钱,采购如果不同意,与供应商就要产生争议了。

还有一种典型情况,常出现在家里装修过程中。
家庭装修常常是女主人负责的,女主人总是要货比三家,找来三家装修公司,比价砍价,多少水泥多少黄沙,分析得清清楚楚,价格也砍得很低。等真正装修的时候,装修公司就开始讲,说现在啊都不流行这个门了,都流行实木的了,人一辈子搞装修呢也搞不了几次,也差不了多少钱;女主人想想,也行吧,就把门改了。

到装窗户的时候又说了,现在的窗户都用中空的,隔音的,进口的,这个也差不了多少钱。结果又改了。所有的改动都差不了多少钱,到最后差了很多钱。在国内搞基建造房子,这种情况也特别常见。采购的时候都搞招标,这时候把供应商价格杀得很狠,那时候我们很多需求并没有确定下来。施工过程中,我们的需求部门不断提出各种变化,这儿要开个门,那儿要增加一个物流通道……很多更改就是现场的一个工程师,就在变更单上签字同意了。最后施工公司来找采购要钱。

供应商靠什么赚钱?往往就是靠变更赚钱的!

所以对变更一定要强化管理。基建的时候,一开始会采用招标,但中间的变更就是一个工程师在签字,这两个程序就不一样了。所以我们建议,原则上所有的变更必须遵循原合同的审批流程,保证原来审批的人都知道已经发生的变化,否则就会失控。现实中,如果变更数量很大,也可约定一定金额范畴做授权,但前面那点“所有变更由采购发出”必须坚持。

合同变更中还有个说法,实质性变更。什么叫实质性变更?

合同中有很多条款,只有一条不是实质性条款,就是“鉴于”条款,“双方本着良好合作……订立本合同”。我把这个条款叫做“客套话”条款,这句话怎么写都没关系。其他所有的质量、价格、交付、仲裁等条款,都是实质性条款,这些内容如果变更了,就需要重新审批。

实际中常发生这样的事情,合同都印刷好了,发生了变更。有人用涂改液涂一下,或者用铅笔、钢笔写一下,这都是不行的。有人说,我在更改的地方再盖个章。这个道理上是可以的,但是现在印刷这么方便,最好不要用这种方法,因为容易产生争议。

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