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国际注册采购经理理论知识:如何管理响应慢的供应商

采购管理方开发一个产品或者是启动一个新项目,可能会涉及到少至十几家,多至几十家甚至几百家供应商,供应商管理如何才能进行好?

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在正常情况下,不同的物料种类会有长短不一的交货提前期,交货期最长的供应商,直接决定了产品开发和项目进度,而供应商对采购需求的响应速度,则决定了供应商的交货周期。

比如,一台原计划月初组装、月中下线、月底上市的新设备,因为个别供应商的响应速度慢,无法在计划时间内完成料件的生产和交付,将直接导致设备的生产和上市计划,对整个供应链的影响非常巨大。

另外,一些供应商在拿到采购需求后,不能及时反馈进展状况,每次都需要采购方电话、邮件不断地催促才能得到进展结果,甚至是多次催促,依然没有有效的反馈,或者是反馈的信息不明确,如:我争取两三天内交货;我已经催促我们生产线加班了;我们的质检员正在检验……甚至,一些供应商会回复:这件事情,我也不知道;我已经尽力了,我也没办法……

供应商的反应速度慢,主要有以下几方面的原因:
1、供应商内部制度、流程不完善。供应商内部信息的传递、职责的划分不明确,导致内部沟通不畅,不同部门之间互相扯皮,采购方的需求不能在最快的时间内得到解决,这也是由供应商的企业文化和氛围所决定的。
2、供应商相应业务人员责任心不强。有些业务人员,不能在第一时间对采购方的需求进行核实确认,没有及时将采购需求在内部传达,承诺却做不到时,找出一堆理由为自己辩解。
3、采购方对二级三级供应商的管理不力。很多半成品部件是由一级供应商外包给二级供应商做的,比如表面处理等工艺过程。由于供应链拉得过长,造成采购方对二级、三级供应商不能进行有效地管理。而一级供应商的管理不力,导致整个供应商管理体系的失控。

针对响应速度慢的供应商,应从以下几个方面进行管理:
1、对于内部流程、制度导致的响应速度慢,采购方应该自上而下从供应商高层进行敦促,尽可能缩短供应商内部的响应时间和处理速度。
2、对于因供应商业务人员责任心不强导致的响应缓慢,如果类似的情况经常发生,采购方应向供应商提出要求,更换对接的业务人员。
3、由于对二级三级供应商管理不力造成的延迟,采购方应加强对二级供应商的审核和管理,如有必要,介入三级供应商的管理。
针对长期响应慢的供应商,应该制定长期的持续改善措施和备选供应商开发计划,保证整个供应链的平稳高效。

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