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国际注册采购经理综合评审案例分析练习题

一、八钢的物流现状

    在钢铁产品流通领域内,现代物流意味着包括钢材在内的生产物资和生活物资等所有物质资料从供给者到需求者的物理性活动,是为了满足消费者需求而进行的对原材料、中间库存、最终产品及相关信息从起始地到消费地的有效流动及存储的计划、实施与控制过程。新疆八一钢铁集团有限责任公司(简称八钢)作为自治区基础原材料工业,上个世纪90年代后期以来取得了长足发展,至2005年钢产量接近300万吨,其物流量还是比较大的。物流现构成为:大宗原燃材料、辅助材料、机电设备、备品备件、办公用品、生活物资等。销售物流:钢材、水渣、化产品、气体产品等。生产物流:铸铁、钢坯、钢材等。物流运输方式:以铁路为主,公路并举,另有辊道和皮带转运。

(一) 八钢的采购流程

    (1) 企业拟定采购计划。生产技术部门拟定企业年度采购计划,并分解到各月提交ji有关机构审核,经企业决策层审批后下达执行,如无特殊原因,不得变更。(2)规范日常请购行为,严格审批手续。对大宗原燃料采购申请,由生产技术部门提出采购计划,经企业决策层审批后方能签订采购合同;对辅助材料和设备的采购,由使用部门提出采购计划,本单位负责人审核,上级主管领导审批,采购部门方可签订采购合同。(3)实施价格控制,精心组织采购,实现购入商品最佳性价配比。对企业生产所需的各种物料,采购人员要按照“同等质量比价格,同等价格比质量,同质同价比服务”的原则,规范有效地开展采购业务。对零散与一般性物料,在保证质量与生产需求的前提下,按询(价)比(价)压(价)定(价)业务程序,从竞争性市场采购。(4)订立清晰、严密的采购合同。在对供应商的法人资格、资信与供货能力实行严格审查后,供求双方应就货物标的、质量、单(总)价、数量、包装、运输、交货时限、付款方式、争议解决等项目签订严密、清晰的采购合同,以明确双方权责,确保供货及时有效的满足生产生产需求。(5)严格检验、入库手续。对购进的大宗原燃料必须经质检部门检质、计量部门检斤,并出具检验报告,如发现质量、数量异议,应及时处理,并将处理结果反馈采购部门,以便要求供应商调换、退货、补足或给予价格折让,购进货物单独存放并做好记录;对验收合格的,仓储部门在对系统信息数据、购货发票等单据审核无误后,进行系统挂账确认,待领导审批后,按规定程序挂账和申报资金计划。一般应按合同约定支付货款,但在不违反合同的前提下,企业应尽可能延迟支付,因而相当于从供应商获得短期无息借款,可缓解资金压力,增加机会受益,潜在地减少了采购成本。

(二) 采购流程存在的问题

    (1) 采购作业和功能管理被分散在各个不同部门之中,职能分割,部门分散相互之间缺乏沟通或沟通不及时,往往造成系统控制的偏差。如:物资采购价格的追溯调整,因质量异议产生的物资入库问题等。(2)采购信息收集、分析、处理虽然有系统平台支撑,但系统信息不畅通、不稳定,反馈数据不统一,甚至相互矛盾。(3)采购作业和管理的制度不系统、不全面,标准不统一,平均相互矛盾,系统持续改进和提高难度大。(4)采购计划编制系统覆盖不够,层次多,计划执行力差。(5)硬件设施不配套,系统部稳定,运行速度慢,造成物流缓慢。如:系统存在丢失数据和重复错误现象,查找过程繁琐,引起物流和结算缓慢。(6)系统功能不完善,通过检测系统部分功能发现部分数据来源和沟稽关系不正确,给核对工作带来一定难度。

问题1:企业从原材料和零部件采购、运输、加工制造、分销直至最终送到顾客手中的这一过程被看成是一个环环相扣的链条,这就是供应链。供应链的概念是从扩大的生产(Extended Production)概念发展来的,它将企业的生产活动进行了前伸和后延。试述供应链的管理目标是什么?该企业从供应链的角度应采取哪些措施?

答:1)供应链管理的目标是:提升整条供应链的竞争能力及快速响应用户的能力;而不是进行供应链系统内的无序的竞争。

2)该企业从供应链的角度应采取的措施有: 1、企业内部应进行作业流程的优化,以效率

为导向实施组织的变革与流程再造(BPR)改变过去传统的科层制组织架构,进一步降低本公司内部部门与部门之间的沟通成本,做到流程最优化,沟通成本最小化。

2、公司物资做系统性分类,按照战略性物资、瓶颈性物资、重要性物资、一般性物资,重新核定供应商价值,对战略性物资供应商、瓶颈性物资供应商应以合作与双赢为导向充分照顾供需双方的核心利益;对重要型物资供应商及一般性物资供应商应严格贯彻成本控制导向。

3、在整个供应链系统内,与核心供应商做到最大程度的信息共享与平行开发机制,避免长期以来与供应商之间的信息不对称现象,降低后续的监督成本,该事后弥补为事前控制。

问题2:结合你所在的部门,试分析贵部门的业务流程中在供应链优化方面存在哪些不足?

答:在日常的采购工作,存在着以下不足:一是与供应商的关系还没有达到成为战略伙伴关系,今后应加强供应商关系管理,严格供应商的绩效考评,将其发展成为战略伙伴。二是:在管理信息系统方面,目前,只做到了企业内部各部门的互通互联,与供应商的管理信息系统目前还处于隔离状态,今后应加强这方面的建设。三是,内部员工的员工培训还没有完全到位,还不能使全体员工都意识到供应商关系管理的重要性,这是今后首先应做好的工作。

二、一起投诉引发两次重审

(一) 事情过程

    某县污水处理厂管线施工招标工作,由县污水处理厂筹集指挥部负责,具体事项委托某招标代理公司承办。2006年1月23日在省建设工程网上发布了招标公告。3月16日,开标会议在县工程交易中心如期举行,并邀请县纪委、检察院等部门参与开评标全程监督。此次招标共有8家单位参与了投标。评标工作由市评委库中随机抽取的3名专家和从县评委库中随机抽取的2名专家,以及2名招标人代表组成的7人评标委员会负责。评标采取的是综合评分法。评标委员会成员在评标时,发现招标文件中对投标人要具备类似工程业绩资格的标准没有明确界定。为此,评标委员会根据该工程实际情况,研究确定类似工程业绩为2003年1月经过评审,具有类似工程业绩资格的投标人不足三家,缺乏竞争,建议招标人重新组织招标。在3月17日向所有投标人宣布了评审结果。3月19日,参与投标的某工程建设总局以投诉书形式向县纪委、招标办提出投诉。投诉的主要原因之一是:评标委员会现场制定工程总价在300万元以上的类似工程标准,作为所有投标人类似工程业绩资格审核的标准,违反法律、法规等相关规定。

(二) 问题核查

    针对投诉人提出的评标委员会现场制定工程总价300万元以上的类似工程标准,作为投标人类似工程业绩资格审核的标准,违反法律、法规等相关规定的问题,县纪委与招标办进行了联合调查。

    经查:招标人在招标文件第一章前附表中,对资质审查合格条件规定:(1)投标人必须具有独立法人资格和二级以上(含二级)市政公用工程施工总承包资质,并且证书经年检合格,且有类似工程业绩;本工程采用资格后审,由招标人、评委在开标后,对投标人及项目经理资质按照国家规定及本招标文件对投标人资质要求的类似工程业绩,没有规定具体数额标准,不便于评审。因此,经现场讨论研究,根据该项目的规模和特点,决定将类似工程业绩数额界定为工程总价在300万元以上,作为所有投标人类似工程业绩资格审查的统一尺度。按此标准评审时,发现有六家没有达到规定标准的工程业绩。所以宣布此次招标失败,建议重新招标。

(三) 两次重审

    由于招标文件对类似工程业绩没有具体标准,评标委员会为了便于评审,现场定立了一个标准,此标准能不能作为评审的依据?根据国家7部12号令规定,评标委员应按照招标文件中载明的评标标准和方法进行评审,不能自行规定标准和方法进行评审。为此,招标办责成招标人组织原来的评标委员会所有成员按照招标文件规定的标准和方法进行重新评审。

    第一次重审。3月24日,招标人召集了原来的?名评标委员会成员,废除自定的类似工程业绩数额为工程总价在300万元以上的标准,严格按照招标文件中规定的标准和方法重新审核投标人的资格。经审核,仍然有六家投标人没有提供类似工程业绩的证明。为此,评标委员会认为投标人仍不足三家,缺乏竞争,建议招标人重新组织招标。

    招标办将重审结论向投诉人进行了反馈。投诉人当即表示有疑义,认为是评标委员会有意否决投标人。其理由是:他们听有关评标委员会成员讲,此次重审就是走过场,大多数评标委员会成员认为这次如果评审通过,说明第一评审错误,所以二次重审是形式。为了本着对投诉问题负责和实事求是的原则,经请示市招标办同意,县招标决定,由招标人重新抽取评标专家,组成新的评标委员会进行核审。

    等二次重审。4月8日,招标人 检察院、招标办监督下,从省级专家库中,随机抽取了6名专家月招标人代表1人组成新的评标委员会,进行重新评审。通过评审,有三家项目经理资质等级不是市政专业,有一印章。宣布此次招标没有合格投标人,招标失败,建议重新招标。

4月10日,招标办将重审结论向投诉人进行了反馈。投诉人没有再表示有疑义。

问题一:通过这起投诉案例,试分析在招标评标中有哪些问题应引起反思、吸取教训?

答:在招标、评标过程中应反思和吸取的教训有:

1)在招投标过程中前期准备工作一定要做的充分,在评标过程中,专家委员会临时明

确和增加招标文件的内容,本身就是一种违规和违法的行为,最重要的是在潜在的供应商面前失去了应有的公信力。

2)二次重审的结论尽管与第一次结论是相同的,但是对于招标业主来讲,增加了不必

要的费用开支与时间的浪费

3)本案例告诉我们,招投标在前期的准备阶段,在编写招标文件和审核招标文件时应

严谨细致,无一纰漏。

问题二:在贵企业的日常物资招标采购中需要哪些准备工作来确保“公平、公正、公开”的特点?

答:1)首先:招标文件的编写应充分考虑到各种有可能发生的状况,做到严谨、细致没有纰漏;坚决杜绝在评标过程中的临时添加;取信于供应商。

2)其次:确保评标专家委员会的人员构成具有客观公正性、认真贯彻利益回避原则。

3)再次:在整个招投标过程中,确保程序公正、在招投标的每个流程节点做好监督与检查工作,避免造成招标过程有失公正的错觉。

4)最后:在招投标的开标过程中,邀请第三方监督公正机构参与,对客观公正性予以确认。

三、竞争性谈判结果缘何“难产”?

在政府采购活动中,尽管采购前的准备工作做得很充分,待采购活动正式开始后,常会出现一些始料未及且非常棘手的“特情”,致使活动无法正常进行,面对这种情况,代理机构往往显得很窘困,如果停止,则要面对采购人的埋怨、不解与催促;倘若继续,又违反法律规定,势必导致违规操作,到底该何去何从?一起无果而终的竞争性谈判活动相信会给从业者一些启迪。

(一) 一起未宣布成交结果的竞争性谈判案例

     某采购人预算为40万元的内部宣传资料印刷业务,因时间紧急,采购方式为竞争性谈判,并委托招标代理公司采购,前来相应这次采购活动的供应商很少,谈判小组好不容易筛选出A,B,C三家印刷厂交发出谈判邀请。谈判活动开始后,代理公司特意请了一名公证员对活动进行公证,所幸三家供应商都来了,从数量上看已符合法定要求。竞争性谈判文件规定参加谈判的供应商必须向谈判小组递交一式三份的包括报价单、资格证书影印件等相关资料,并交纳谈判保证金,C是心开办时间不长的供应商,对投标谈判之道不谙,虽递交了有关资料,但内容不全、份额不足,也就是说不符合谈判文件的规定。为促成这次采购活动,代理公司、采购人、谈判小组均采取“忽略“的方法让C过关,在接下来的谈判中似乎很平静,最终报价显示C最低,按照谈判文件规定该供应商应成交,可其他两家供应商很有意见均称C未按规定递交相关资料,按照谈判文件规定,代理公司受托应当场宣布成交结果,可碍于A与B激烈反对,活动结束后,代理公司并未宣布成交结果。

    A,B,C三家都想要个结果,于次日接踵来到政府采购监管部门“告状”,A,B反应C未按谈判文件要求提供相关资料,因而不能成交;C则认为自己报价最低理应成交,代理公司说其相关证件提供不全,C说家里都有。代理公司和采购人认为,家里都有。代理公司和采购人认为,请来三家供应商很不易,如果谈判时将其中一家“废”了,谈判活动就要失败,重新组织,时间来不及,因此在明知C供应商存在“缺陷”,还是凑合着进行,有趣的是当时参加谈判的四位评审专家竟无一提出异议,在没有结论的谈判结论书上居然还签了字,拿了评审费走人。

(二) 调查与处理

政府采购监管部门调查后发现此次竞争性谈判活动存在以下问题:

    导致未能确定成交结果的直接原因是:(1)报价最低的C印刷厂未能按照竞争性谈判文件要求提供一式三份的相关谈判资料,而谈判文件规定资料提供不全者不具备谈判资格,可见C不具备谈判资格,虽然其报价最低;(2)代理公司的竞争性谈判文件存在重大缺陷,一是在谈判文件中未列出供应商资格条件,特别是对印刷许可证这一特殊资格条件只字未提,让人感觉模糊不清,难以捉摸,二是谈判文件中没有规定成交供应商无故弃标或不履行不当的违约责任,三是谈判文件未明确质量和服务相等的标准,也未要求供应商对谈判项目的具体要求作书面承诺;(3)代理公司为促成采购活动,因担心“废”掉一家后,供应商数量不足三家,活动失败,明知C印刷厂有问题,不具备谈判资格,还继续谈判,属于违规操作。

针对上述问题,政府采购监管部门作出如下处理意见:

    要求采购人和代理公司立即停止此次竞争性谈判活动,此次谈判活动所作结论无效,退还供应商已交的保证金,做好解释工作;责成采购人和代理公司修改竞争性谈判文件,重新组织采购活动,相信一两天重新准备不会耽误多少时间;对代理公司进行警告,令其在以后的招标采购活动中严格依法定方式和程序操作。

(三) 反思

    所幸上述案例并未确定成交结果,实际工作中,为促成采购活动而放弃政府采购法律原则规定的案例并不鲜见,尤其是社会中介代理机构、“自收自支”的集中采购机构代理的项目,往往促成的概率较大,究竟原因,一是代理机构为了生存而急于揽活收费,在组织采购活动时也有一定的成本投入,因追求营利把规范操作放在第二位,见利忘法,忽视了规范操作的极端重要性,还有些代理机构处处“讨好”、“迁就”采购人;二是采购人“一手甩”,所有事务均由代理操作,至于规范与否并不过问,只着急要个结果;三是监管部门监督不力,对采购活动的现场监督跟不上,公证员未起到公证作用,公证不能替代监管,以致于竞争性谈判过程出现了违规操作行为仍旧照常进行;四是一些新开办的供应商误打误撞,不懂规矩,缺乏细心和耐心,按规矩办事的习惯有待培养,自己不符合条件应主动退出的意识有待强化。

问题1:从上述难产的谈判结果中能够得出哪些方面的启示?

答:从难产的谈判结果能够得出如下启示

1)社会中介代理机构为生存而急于揽活收费因追求盈利把规范操作放在次要位置, 见利忘法,把规范操作放在第二位,因此在选择中介机构时应严格审查中介机构的相关资质,并做好后续的监督工作。

2)采购人不可以对中介机构的行为失去基本的监控职能

3)监管部门监管不力,对采购活动现场监督跟不上,公正员未能起到公正作用,公正无法取代监管

4)新开发的供应商缺乏最起码的规则意识,应有针对性进行培养

问题2:铁路局在选择供应商方面,制定了哪些具体标准及相关的表格?

答:铁路局在选择供应商方面,制订的具体标准及相关表格有

1)资信评估标准——《资信评估表》 2)过程控制标准——《QC工程表》

3)生产能力标准——《生产日报表》 4)人员配置标准——《组织架构图》

5)设备评价标准——《设备一览表》 6)产品结构标准——《主要产品目录表》

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