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采购管理制度:标准采购作业细则(上)

请购 
第一条请购部门的划分 
各项材料的请购部门如下: 
(一)常备材料:生产管理部门 
(二)预备材料:物料管理部门 
(三)非常备材料: 
1.订货生产用料:生产管理部门 
2.其他用料:使用部门或物料管理部门 
第二条请购单的开立、递送 
(一)请购经办人员应依存量管理基准、用料预算,参酌库存情况开立请购单,并注明材料的品名、规格、数量、需求日期及注意事项经主管审核后依请购核决权限呈核并编号(由各部门依事业部别编订),"请购单(内购)(外购)"附"请购案件寄送清单"送采购部门。 
(二)需用日期相同且属同一供应厂商供应的统购材料,请购部门应以请购单附表,一单多品方式,提出请购。 
(三)紧急请购时,由请购部门于"请购单""说明栏"注明原因,并加盖"紧急采购"章,以急件卷宗递送。 
(四)材料检验须待试车方能实施者,请购部门应于"请购单"上注明"试车检验"及"预定试车期限"。 
(五)庶务用品由物料管理部门按月依耗用状况,并考虑库存情况,填制"请购单"提出请购。 
第三条免开请购单部分 
(一)下列总务性物品免开请购单,并可以"总务用品申请单"委托总务部门办理,但其核决权限另订,其列举如下: 
1.贺奠用物品:花圈、花篮、礼物等。 
2.招待用品:饮料、香烟等。 
3.书报(含技术性书籍及定期刊物)、名片、文具等。 
4.打字、刻印、报表等。 
(二)零星采购及小额零星采购材料项目。 
第四条请购核决权限 
(壹)内购: 
1.原物料: 
(1)请购金额预估在1万元以上者,由科长核决。 
(2)请购金额预估在1万元至5万元者,由经理核决。 
(3)请购金额预估在5万元以上者,由总经理核决。 
2.财产支出: 
(1)请购金额预估在2000元以下者,由科长核决。 
(2)请购金额预估在2000元至2万元者,由经理核决。 
(3)请购金额预估在2万元以上者,由总经理核决。 
3.总务性用品: 
(1)请购金额预估在1000元以下者,由科长核决。 
(2)请购金额预估在1000元至1万元者,由经理核决。 
(3)请购金额预估在1万元以上者,由总经理核决。 
附注:凡列入固定资产管理的请购项目应以"财产支出"核决权限呈核。 
(二)外购: 
1.请购金额预估在10万(含)元以下者,由经理核决。 
2.请购金额预估在10万元以上者,由总经理核决。 
第五条请购案件的撤销 
(一)请购案件的撤销应立即由原请购部门通知采购部门停止采购,同时于"请购单(内购)"或"请购单(外购)"第一、二联加盖红色"撤销"的戳记及注明撤销原因。 
(二)采购部门办妥撤销后,依下列规定办理: 
1.采购部门于原请购单加盖"撤销"章后,送回原请购部门。 
2.原"请购单"已送物料管理部门待办收料时,采购部门应通知撤销,并由物料管理部门据以将原请购单退回原请购部门。 
3.原请购单未能撤销时,采购部门应通知原请购部门。 
□采购 
第一节一般规定 
第六条采购部门的划分 
(一)内购:由国内采购部门负责办理。 
(二)外购:由国外采购部门负责办理,其进口庶务由业务部门办理。 
(三)总经理或经理对于重要材料的采购,可直接与供应商或代理商议价。专案用料,必要时由经理或总经理指派专人或指定部门协助办理采购作业。 
第七条采购作业方式除一般采购作业方式外,采购部门可依材料使用及采购特性,选择下列一种最有利的方式进行采购: 
(一)集中计划采购:凡具有共同性的材料,须以集中计划办理采购较为有利者,可核定材料项目,通知各请购部门依计划提出请购,采购部门定期集中办理采购。 
(二)长期报价采购:凡经常性使用,且使用量较大宗的材料,采购部门应事先选定厂商,议定长期供应价格,呈准后通知各请购部门依需要提出请购。 
第八条采购作业处理期限采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需,分类制定材料采购作业处理期限,通知各有关部门以便参考,遇有变更时,应立即修正。 
第二节国内采购作业处理第九条询价、比价、议价 
(一)采购经办人员接获"请购单(内购)"后应依请购案件的缓急,并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料,除经核准得以电话询价之外,另需精选三家以上的供应商办理比价或经分析后议价。 
(二)若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品者,采购经办人员应检附资料并于"请购单"上予以证明,经主管核发后,先会使用部门或请购部门签注意见后呈核。 
(三)属于买卖惯例超交者(如最低采购量超过请购量),采购经办人员于议价后,应于请购单"询价记录栏"中注明,经主管签认后呈核。 
(四)对于厂商的报价资料经整理后,经办人员应深入分析后,以电话等联络方式向厂商议价。 
(五)采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购案件,主管应立即指定经办人员先行询价、议价,待接到请购单后,按一般采购程序优先办理。 
(六)"试车检验"的采购条件,采购经办人员应于"请购单"注明与厂商议定的付款条件呈核。 
第十条呈核及核决 
(一)采购经办人员询价完成后,于"请购单"详填询价或议价结果及拟订"订购厂商""交货期限"与"报价有效期限"经主管审核,并依请购核决权限呈核。 
(二)采购核决权限: 
第十一条订购 
(一)采购经办人员接到经核决的"请购单"后应以"订购单"向厂商订购,并以电话或传真确定交货(到货)日期,同时要求供应商于"送货单"上注明"请购单编号"及"包装方式"。 
(二)若属分批交货者,采购经办人员应于"请购单"上加盖"分批交货"章以资识别。 
(三)采购经办人员使用暂借款采购时,应于"请购单"加盖"暂借款采购"章,以资识别。 
第十二条进度控制及事务联系 
(一)国内采购部门应分询价、订购、交货三个阶段,以"采购进度控制表"控制采购作业进度。 
(二)采购经办人员未能按既定进度完成作业时,应填制"进度异常反应单"并注明"异常原因"及"预定完成日期",经呈主管核示后转送请购部门,依请购部门意见拟订对策处理。 
第十三条整理付款 
(一)物料管理部门应按照已办妥收料的"请购单"连同"材料检验报告表"(其免填"材料检验报告表"部分,应于收料单加盖"免填材料检验报告表"章)送采购部门,经与发票核对无误,于翌日前由主管核章后送会计部门。会计部门应于结帐前,办妥付款手续。如为分批收料者,"请购单(内购)"的会计联须于第一批收料后送会计部门。 
(二)内购材料须待试车检验者,其订立合同部分,依合同规定办理付款,未订合同部分,依采购部门呈准的付款条件整理付款。 
(三)短交应补足者,请购部门应依照实收数量,进行整理付款。 
(四)超交应经主管核示始得依照实收数量进行整理付款,否则仅依订货数付款。 
第三节境外采购作业处理(含进口事务、关务) 
第十四条询价、比价、议价 
(一)外购部门依"请购单(外购)"的需求日及急缓件加以整理,并依据供应厂商资料,并参考市场行情及过去询价记录,以电话或传真方式进行询价作业,但因特殊情况(独家制造或代理等原因)应于"请购单(外购)"注明外,原则上应向三家以上供应厂商询价、比价或经分析后议价。 
(二)请购的材料规范较复杂时,外购部门应附上各厂商所报材料的重要规范并签注意见后,会请购部门确认。 
第十五条呈核及核决 
(一)比价、议价完成后,外购部门应填制"请购单(外购)",拟订"订购厂商""预定装船日期"等,连同厂商报价资料,送请购部门依采购核决权限核决。 
(二)核决权限 
1.采购金额以CIF美元总价折合在×××元(含)以下者由经理核决。 
2.采购金额以CIF美元总价折合超过×××元以上者由总经理核决。 
(三)采购案件经核决后,如发生采购数量、金额的变更时,请购部门应依更改后的采购金额所需的核决权限重新呈核;但若更改后的核决权限低于原核决权限时仍应由原核决主管核决。 
第十六条订购与合同 
(一)"请购单(外购)"经核决送回外购部门后,即向厂商订购并办理各项手续。 
(二)需与供应厂商签订长期合同者,外购部门应以签呈及拟妥的长期合同书,依采购核决权限呈核后办理。 
第十七条进度控制及异常处理 
(一)外购部门应以"请购单(外购)"及"采购控制表"控制外购作业进度。 
(二)外购部门于每一作业进度延迟时,应主动开立"进度异常及反应单"记明异常原因及处理对策,据此修订进度并通知请购部门。 
(三)外购部门于外购案件"装船日期"有延误时,应主动与供应厂商联系催交,并开立"进度异常反应单"记明异常原因及处理对策,通知请购部门,并依请购部门意见处理。 

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