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采购管理的审查重点和难点

1.审查是否正确划分控制采购的极限

企业采购是采用集中管理还是分散管理,很大程度上取决于企业的整个经营管理体制。如果企业采用的是集中经营管理体制,那么采购就要必要集中管理。如果企业强调分权和分级核算,下设分公司、门市部,则应在每个分公司、门市部设置采购科室或小组。即使在分权管理体制上,也需要某种形式上的集中管理,因为企业采购部门更了解市场情况。一个企业能否合理划分权限,往往是有效地组织采购业务的一个决定因素。内部审核人员应重点审查是否存在用料部门直接办理进货业务的情况。在一般情况下,用料部门如自己选择了供货单位,也应到采购部门办理手续,并又采购部门审核批准方能采购,否则将会对采购业务失去控制。审核人员还应重点审查用料部门是否以备用金等款项自行决定采购的现象。

  2.审查是否经常出现紧急采购现象

紧急采购通常会产生购买价格偏离的后果,从而给企业带来经济损失。有些紧急采购是难以避免的,例如设备发生突然故障,客户送来紧急订单等。但多数的紧急采购则同工作疏忽或计划不周有关。采购部门应尽量控制紧急采购,计划外或紧急采购必须经企业主管人员的特殊审批,采购部门应与用料部门协商,尽量压低其采购数量。如果经常出现紧急采购现象,说明采购部门计划不周或不尽责。

  3.审查是否严格控制采购费用

采购人员不应仅限于选购价格最低的材料,有些价格低廉的材料,其质量可能是低劣的。内部审核人员通过了解材料的性能和用途,以及他们在产品中的作用,通过材料的价值分析,在不影响产品质量的前提下,可以提出改变材料,改进生产工序,降低产品成本的建议。

  4.审查是否控制了不正当的业务

在采购过程中,某些采购人员可能会有意偏袒某些供货单位。供货单位为了推销他们的产品,会设法讨好采购人员,其手段是多种多样的。某些采购人员再得到供货单位好处后,就会不顾企业的利益,任意购进企业不需要或质量低劣的材料。因此。内部审核人员应审查企业是否对采购人员规定严格的纪律制度,在平时的采购过程中是否定期进行检查。

  5.审查采购活动是否合规、有效率

审查采购活动是否合规、有效率,其审查重点包括:

 (1)审查所有的采购业务是否经过审批。可以抽取特殊急需项目或数量金额较大的项目,以及实际进货成本超过计划进货成本项目的申购单,查看是否经过适当的审批,并且实际采购是否与申购单一致。在此基础上,评价企业采购制度是否健全,评价采购审批程序的实际执行情况,并查明违反审批程序的原因。对于未经审批自行任意采购事例,应予以指出并上报给企业主管人员。

 (2)审查采购业务的部门分工是否合理,能否起到相互牵制和监督的作用。对不合理的机构分工,应提出改进建议。

 (3)审查采购业务的各项内部控制制度的实际执行情况,提出如何加强对各业务环节控制的建议。

 (4)审查采购业务处理过程是否有效率,是否有延误的情况。

 (5)审查采购业务的各项记录和原始凭证是否健全,保管是否完整。

 (6)审查供货单位的生产状况是否正常,是否有充分的供应能力。

 (7)审查采购部门是否采用一定的方式对供货单位的财务状况和信用状况进行了调查。

 (8)审查采购部门对供货单位的产品价格和产品质量是否进行过分析和评价,有无记录存档。

 (9)审查采购部门对发展新的供应单位、拓展货源渠道做了哪些努力,有无效果。

 (10)审查企业采购人员在与供货单位接触过程中,有无不正当的关系。

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